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Romantik Hotel Turm ***** di Stephan Pramstrahler
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ADDITIVE+ AUTOMATION CLOUD
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Assistente Telefonico Alveni AI (Servizio di Deviazione delle Chiamate)

Quali dati vengono trattati?
Il sistema telefonico dell’hotel utilizza l’Assistente Telefonico fornito da Alveni AG, Balbweg 7, 8832 Wollerau, Svizzera (https://www.alveni.ai/). Questo servizio permette, in determinate condizioni, la deviazione delle chiamate in arrivo verso una soluzione di risposta telefonica basata su IA. Quando l’Assistente Telefonico è attivo, trattiamo esclusivamente i dati che Lei fornisce volontariamente durante la chiamata o quelli tecnicamente necessari per gestire la conversazione, ad esempio:
Informazioni fornite volontariamente (es. nome, richiesta, email, richiesta di richiamata)
- Il Suo numero di telefono (se trasmesso)
- Trascrizioni dei contenuti della conversazione
- Data e ora della chiamata, nonché metadati tecnici di connessione
Queste informazioni vengono trattate in forma criptata ed esclusivamente utilizzate per inoltrare la Sua richiesta al team competente dell’hotel, permettere richiamate o rispondere alle domande. Non avviene alcun uso ulteriore — ad esempio per finalità pubblicitarie, profilazione o addestramento di modelli di IA.

Trattamento dei dati tecnicamente necessari
Per il funzionamento tecnico dell’Assistente Telefonico vengono trattate le seguenti informazioni:
- Dati tecnici di connessione (es. ID chiamante, durata, data/ora) per l’assegnazione delle chiamate e la stabilità della connessione
- Elaborazione temporanea in tempo reale dell’audio per generare trascrizioni
- Le trascrizioni vengono pseudonimizzate durante l’elaborazione, trattate in modo criptato e cancellate secondo i tempi di conservazione indicati
- Log/registri di errore per rilevare abusi (es. spam) e garantire il corretto funzionamento
- Tutte le trasmissioni di dati avvengono in forma criptata (TLS/SRTP) per garantire la sicurezza della comunicazione

Trattamento e conservazione
Tutti i trattamenti avvengono su server situati all’interno dell’UE; i modelli di IA vengono eseguiti localmente. Un trasferimento di dati personali verso Paesi terzi avviene esclusivamente sulla base delle Clausole Contrattuali Standard UE o altre garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR.
- Di norma, le trascrizioni e i metadati memorizzati da Alveni AI vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. È possibile richiedere una cancellazione anticipata.
- Il riepilogo tramite email inviato all’hotel è soggetto ai periodi di conservazione stabiliti dall’hotel.
- Non viene effettuato alcun riconoscimento vocale, non vengono creati profili vocali e non vengono utilizzate firme audio a fini identificativi.
- Non viene eseguito alcun addestramento di modelli di IA con dati personali, e i dati trattati non vengono utilizzati per finalità di profilazione.
Alveni AG utilizza sub-responsabili tecnici per alcune funzionalità (es. hosting, infrastruttura telefonica). Essi sono vincolati contrattualmente ai sensi dell’art. 28 GDPR e ricevono solo i dati necessari alla fornitura tecnica del servizio.

Tracking e cookie
- Per la funzione telefonica non vengono utilizzati cookie o strumenti di tracciamento.
- Non ha luogo alcuna decisione completamente automatizzata con effetti giuridici.
- All’inizio della chiamata gli utenti vengono informati chiaramente che stanno parlando con un assistente basato su IA. Su richiesta, possono essere trasferiti in qualsiasi momento a un membro del personale umano.

Base giuridica
Il trattamento dei dati avviene ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f GDPR (interesse legittimo), in particolare per garantire un affidabile servizio telefonico e una gestione efficiente delle richieste in arrivo. Quando il trattamento è necessario per l’instaurazione o l’esecuzione di un contratto (es. richieste di prenotazione), esso avviene anche ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b GDPR.

Volontarietà e diritto di opposizione
La comunicazione di dati personali durante la chiamata è volontaria. Lei decide quali informazioni desidera fornire. Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali con effetto per il futuro. La preghiamo di inviare la Sua richiesta o opposizione a: privacy@alveni.ai.

Ulteriori informazioni
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